„… (1) Der Sachverständige hat über jede von ihm angeforderte Leistung Aufzeichnungen zu machen. Aus diesen müssen ersichtlich sein:
- der Name des Auftraggebers,
- der Tag, an dem der Auftrag erteilt worden ist,
- der Gegenstand des Auftrags und
- der Tag, an dem die Leistung erbracht oder die Gründe, aus denen sie nicht erbracht worden ist.
(2) Der Sachverständige ist verpflichtet,
- die Aufzeichnungen nach Abs. 1,
- ein vollständiges Exemplar des Gutachtens oder eines entsprechenden Ergebnisnachweises einer sonstigen Leistung nach § 2 Abs. 2 und
- die sonstigen schriftlichen Unterlagen, die sich auf seine Tätigkeit als Sachverständiger beziehen,
mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen zu machen oder die Unterlagen entstanden sind.
(3) Werden die Dokumente gemäß Abs. 2 auf Datenträgern gespeichert, muss der Sachverständige sicherstellen, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Er muss weiterhin sicherstellen, dass die Daten sämtlicher Unterlagen nach Abs. 2 nicht nachträglich geändert werden können...“
So oder so ähnlich, ist die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfrist bei einem Sachverständigen in der jeweilig gültigen Sachverständigenordnung nachzulesen. Ein schwieriges Unterfangen, blickt man auf die unterschiedlichen Sachverständige, welche am Markt mit Ihren Leistungen werben und zugegeben auch eine etwas komplizierte Situation.
Sachverstand in großem Umfang erlangt man vor allem durch Erfahrungen, dies konkludiert am Ende auch meist mehrere, um nicht zu schreiben viele, Jahre Erfahrung im Beruf bzw. Schwerpunkt. Viele Jahre Erfahrung ziehen aber immer auch ein gewisses Lebensalter mit sich, wodurch es unvermeidbar ist, dass der erfahrene Sachverständige womöglich auch bereits graue Haare hat und nicht mehr 20 Jahre alt ist.
Blickt man auf die Internetseiten diverse Kollegen, so ist bei genauerem Hinblicken oftmals zu erkennen, dass die Frau das Büro führt, der Mann als Sachverständiger wohl auch über die Schwelle zum Rentenalter geschritten ist und das Büro selbst auch noch in der eigenen Wohnung oder Haus untergebracht ist. Eine Situation, die man oft bei Unternehmensgründern auffindet, da von Beginn an selten die Auftragslage derart umfangreich ist, dass man mehr benötigt oder sich leisten kann.
Der junge Gründer hat aber im Regelfall noch viele Jahre vor sich und kann die nötigen Sicherheiten aufbauen. Der ältere Kollege, manchmal auch nur zur Rentenaufstockung als Sachverständiger tätig, hat oft nicht mehr die vielen Jahre vor sich, um Sicherheiten auszubauen und ein Unternehmen zu stabilisieren.
Als Klient eines solchen Kollegen, sollte man sich die Frage stellen, was mit den eigenen Daten wohl passiert, wenn der Sachverständige gehobenen Alters verstirbt. Ihre Daten sind oft derart sensibel, dass keiner will, dass diese an die Öffentlichkeit gelangen und/oder ein wichtiges Beweismittel, welches womöglich noch gebraucht wird. Insbesondere mit Blick auf die regelmäßig langjährigen Verfahren in den Baureferaten der Gerichte. Prozessdauern von 4 bis 10 Jahren sind keine Seltenheit. Hier können auch wir von Fällen berichten, die wir vor 15 Jahren das erste Mal begutachteten und die heute noch nicht gerichtlich ausgehandelt sind.
Eine 10-jährige Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfrist kann in derart Fällen einzig und alleine nur dann wirklich fachgerecht vollzogen werden, wenn frühzeitig eine Nachfolgeregelung getroffen wurde. Wenn der Sachverständige als Unternehmer ausreichend früh die bestmögliche Sicherheit schafft, dass Ihre Daten eben nicht nach dem Tod des Verfassers verschwinden. Aber eben genau dies macht der Kollege, der mit 64+ Lebensjahren zuhause mit seiner Frau irgendwie zwischen Kochtopf, Enkel und Kreuzfahrt, Begutachtungen durchführt, eher selten. Mehr als Akten hat er am Ende auch nicht zu übergeben. Angestellte, Büroeinrichtungen, Unternehmensimmobilien, Mitarbeiter, etc. pp., all dies liegt hier nicht vor. Sprich es gibt kein Unternehmen, es gibt nur den älteren Kollegen und seine Frau. Inwieweit der Kollege oder seine Frau die Sachlage noch ernst nehmen, wenn einer der beiden nicht mehr existent, kann man nur vermuten. Oft ist es aber so, dass sodann ganz andere Dinge wichtig sind, die Kundenakten bestenfalls im Keller einstauben, schlechtesten Falls aber einfach in einem Müllcontainer landen. Ob die Akten nun 1 oder 9 Jahre alt sind, spielt dann für den Alleingebliebenen meistens kaum mehr eine Rolle.
Sollten in Ihrer Akte wichtige Beweise liegen, und diese nicht mehr greifbar sein, könnte Ihr Fall mangels eben dieser Beweise verloren sein und damit vielleicht tausende (oft auch hunderttausende) von Euro kosten. Haftbar können Sie in solchen Fällen meist keinen mehr machen. Sie bleiben also womöglich auf Ihrem Schaden sitzen.
Es macht daher durchaus Sinn, sich die Sachverständigen genau anzusehen. Kompetenzen, Know-How und das Alter sind demnach durchaus genau zu beleuchten. Wird nur damit geworben, dass man in einer Gruppe von Sachverständigen zusammenarbeitet, stellt sich die Frage, wie denn die Gruppe aussieht. Sind die Kollegen alle in ähnlichem (hohen) Alter und eben nicht tatsächlich haftend miteinander verbunden, bringt Ihnen das im Sinne der genannten Sicherheit gar nichts. So hart es klingen mag, stirbt einer, ist er eben weg. Ihre Akte ist damit auch erst mal, vielleicht auch gleich ganz weg.
Es ist nicht einfach derartige Themen anzusprechen. Man möchte niemanden auf die Füße treten, vor allem nicht den eigenen Lehrmeistern, die naturbedingt auch schon in gehobenem Alter sind. Abgesehen davon, ist man selbst vielleicht ja auch irgendwann in diesem Alter. Aber da die Konsequenzen durchaus empfindlich schmerzen können, ist es wohl wichtig, auch derartige Themen anzusprechen.
Im Sachverständigenbüro Holzmann-Bauberatung® ist man im Umgang mit Kundenakten und den üblichen Schweigepflichten grundsätzlich sehr genau. Dies führt auch dazu, dass man sich schon sehr weit vor einem etwaigen Ausscheiden des Gründers und Inhabers Gedanken über die Nachfolge macht und entsprechend Absicherung schafft. Hier wird nicht nur über die laufende Woche, sondern in der Tat die nächsten 20 Jahre geplant, so dass Sie als Klient des Büros immer abgesichert sind.
Zusammengefasst ist festzustellen, dass die Beauftragung – insbesondere von privater Seite – eines älteren Kollegen, der womöglich noch nicht einmal eigenes Büro, sondern nur von zuhause aus agiert und als „Mitarbeiter“ nur seine Frau hat, mit Vorsicht zu vollziehen. Hier kann man sich sicher einen mündlichen, unverbindlichen Rat einholen aber die Vergabe einer typischen gutachterliche Tätigkeit sollte überdacht werden.